Três Lagoas (MS) – O 5° GBM recebeu no dia de ontem, 01/06/2016, a visita de membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, conforme a Ordem de Serviço n° 001/CSAD/2016, com os seguintes objetivos:
- Orientar a Unidade quanto à organização de seus arquivos correntes, intermediários e permanentes, conforme a legislação vigente, ou seja, o arquivo organizado como fonte de informação;
- Divulgar a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação de Documentos do CBMMS;
- Fiscalizar o tratamento dado pela unidade aos documentos produzidos e armazenados;
- Realizar a eliminação de documentos conforme a legislação;
- Mensurar o acervo documental da unidade.
A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD/CBMMS está subordinada à Comissão Central de Avaliação de Documetos – CCAD/SAD, e é composta pelos militares: TC QOBM Romero, 2° Ten QAOBM Prado, 2° Ten QAOBM Waldevino, 3° Sgt QPBM Wender, 3° Sgt QPBM André, 3° Sgt QPBM Edimilson Gomes e 3° Sgt QPBM Lopes.
São competências da CSAD/CBMMS:
- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas pelo CBMMS;
- Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD;
- Convocar auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;
- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos das unidades ou órgãos do CBMMS, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;
- Propor modificações e atualizações permanentes na Tabela de Temporalidade da Corporação;
- Elaborar relação de documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;
- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações; e
- Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.
Os membros da referida comissão, 2° Tenente Waldevino, 3° Sargento André e 3° Sargento Edimilson realizaram a instrução no início da tarde para um efetivo de 10 praças, envolvidos diretamente no expediente administrativo e na SAT do 5° GBM.
