Campo Grande (MS) – A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CSAD) do Corpo de Bombeiros Militar (CBMMS) participou nesta sexta-feira (13) de mais uma Capacitação, desta vez sobre Mapeamento dos Documentos de Frequência Acumulados. Este mapeamento tem como objetivo quantificar os registros de frequência (folha de ponto, cartão de ponto, livro de ponto ou outros) acumulados nos arquivos dos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual.
Segundo o Coordenador da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CSAD/CBMMS), Coronel Bombeiro Militar Romero Inácio de Souza, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD) e da Superintendência de Gestão Documental (SGD), visando garantir maior eficiência e transparência na gestão e acesso a documentos de órgãos e entidades estaduais, tem desenvolvido a Gestão de Documentos, em conformidade com o que determina a legislação federal.
Assim sendo, a CSAD/CBMMS, vem realizando atividades de organização de arquivos (atualização do sistema de catalogação, arquivamento e destinação dos documentos produzidos pelo CBMMS) e de eliminação de massa documental acumulada, intensificadas neste ano de 2018. A referida comissão vem atuando desde 2014, quando elaborou para a Corporação o Plano de Classificação de Documentos e, também, a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Para os trabalhos de organização de arquivos e eliminação de massa documental acumulada todas as unidades do CBMMS, da Capital e do Interior, deverão nomear sua Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), a qual terá as seguintes atribuições:
- Realizar trabalhos de catalogação, arquivamento e destinação dos documentos produzidos pela UBM, segundo a legislação vigente;
- Manter interlocução com a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD/CBMMS, de modo a receber orientações sobre normas e procedimentos técnicos aplicáveis em seu âmbito de atuação;
- Colaborar com a atualização ou revisão do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da Corporação;
- Fazer aplicar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Atividade-Meio (SEJUSP) e da Atividade-Fim (CBMMS);
- Encaminhar à CSAD/CBMMS, em caso de dúvida, consulta sobre ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;
- Encaminhar à CSAD/CBMMS a Relação de Eliminação de Documentos para análise, aprovação e publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;
- Assinar o Termo de Eliminação de Documentos (TED) e encaminhar à CSAD/CBMMS os lotes de documentos para a eliminação;
- Encaminhar, periodicamente, relatório de suas atividades ao coordenador da CSAD/CBMMS;
- Comunicar à CSAD/CBMMS a existência, se houver, de outros documentos não contemplados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade, tanto da Atividade-Meio (SEJUSP) quanto da Atividade – Fim (CBMMS).